Er zijn weinig dingen zo vervelend als moeten wachten. Mensen nemen prima anderhalf uur de tijd om zaterdagmiddag boodschappen te doen bij Albert Heijn, maar moeten ze vervolgens twee minuten wachten bij de rij, dan is hun halve dag verpest. Rijen bij een evenement zijn net zo vervelend.

Rijen zorgen voor een minder leuke ervaring voor je bezoekers. De frustratie van het wachten is in het evenement erg merkbaar: bezoekers die net een kwartier hebben staan wachten zijn veel minder ontvankelijk voor opmerkingen van beveiliging en organisatie. Bezoekers die soepeltjes door kunnen lopen, werken ook beter mee als ze instructies krijgen.

Hoe voorkom je rijen bij je evenement?

We gebruiken even een festival als voorbeeld. Bij festivals zijn er meerdere plekken waar rijen kunnen ontstaan, die op verschillende manieren zijn op te lossen.

Bij de ingang, zorg voor voldoende poortjes, scanners en beveiligers

De eerste uren van het festival is het verstandig meer beveiligers bij de ingang te zetten, die kunnen nadat het merendeel binnen is, op andere plekken ingezet worden. Vraag om iets meer scanners dan de ticketprovider aanbiedt. Gastenlijst aan de buitenkant, eventueel een andere ingang voor artiesten (waar immer een runner staat te wachten). Let op: vergeet niet altijd een poortje voor vroeg-vertrekkende bezoekers vrij te houden.

Bij foodtrucks, vraag leveranciers om hun doorloop

Sommige friettrucks serveren honderden patatjes per uur. Een bbq-tentje zal met 50 servings per uur in haar handjes knijpen. Bij het boeken van je foodtrucks, vraag hoeveel man ze per uur kunnen bedienen. Bij onze feesten zetten we vaak meer keuze neer met een lage doorloop en hebben we een of twee tenten met hoge doorloop. Zo krijgen mensen meer keuze (vinden ze fijn) en kunnen ze kiezen of ze het wachten waard vinden. Let op: dit snijdt wel in je marge, een foodtruck moet ook wat kunnen verdienen. Vind hier een goede balans.

Zet meer toiletten neer

Ja, echt, zo simpel. Toiletten zijn nooit perfect verdeeld (als een stage drukker is dan een ander, kan het zo zijn dat een toiletten-area veel drukker wordt dan een ander). Veel plaskruizen bij heren, veel hokjes bij de dames. Wachten voor de toiletten is zonde, mensen zouden op dat moment ook bij je bar kunnen staan. Relatief zijn transportkosten voor toiletten duurder dan de dingen zelf, dus zorg ervoor dat een vrachtwagen vol komt te staan (en geen ritjes met twee hokjes gemaakt hoeven worden).

Genoeg barpersoneel en uitschenken

Richt je barren in met twee delen. Het voorste deel serveert de drankjes uit, het achterste deel levert de drankjes aan. Fris zoals Cola en Fanta kan je alvast inschenken en uitserveren wanneer mensen het bestellen. Op die manier staan drankjes altijd klaar en gebeurt veel minder werk ad hoc. Vrijwilligers achter de bar zijn geweldig, maar zorg altijd voor een professioneel barhoofd (met horeca-ervaring). Een koeling achter de barren werkt ook goed, zodat je niet constant zonder populaire drankjes zit.

Doe geen bemande garderobe

Een garderobe is een centraal punt van drukte als het feest voorbij is. Kluisjes zijn veel en veel handiger: een bezoeker is niet afhankelijk van een ander om zijn of haar spullen terug te krijgen. Zet de borg van de kluisjes altijd op 5 euro: dit is schappelijk, maar ook handiger omdat het met een enkel briefje terug te geven en je geen gedoe hebt met muntgeld. Kluisjes altijd cash laten betalen, of zorgen dat er genoeg 5-euro briefjes aanwezig zijn.

Een laatste tip: bereid je goed voor

Rijen zijn soms niet te voorkomen. Iemand staat verkeerd geparkeerd, er is gedoe waardoor mensen moeten wachten. Zorg ervoor dat je manieren hebt om onverwachte narigheid op te vangen. Bouw marges in in je planning maar houd je er strak aan. Deel je verwachtingen met de beveiliging en luister naar hun tips. Als je hele planning op de dag zelf vol staat, weet dan dat je geen tijd hebt onvoorziene problemen op te lossen.  

Het voorkomen van rijen is ergens ook een kwestie van vooruit kijken. Beknibbel je liever op kosten voor de toiletten, wees dan niet verbaast als bezoekers zeiken (maar dan wel eerst een kwartier in de rij moeten staan).