Voor (grote) festivals en evenementen in de openbare ruimte is/zijn (een) vergunning(en) nodig van de gemeente waarbinnen de openbare ruimte zich bevindt. Dit is door de jaren heen, en naarmate je het vaker doet, steeds minder werk geworden, maar blijft nog steeds iets waar veel mensen tegenaan lopen als ze een evenement willen gaan organiseren.

Hoe ver van tevoren moet ik een vergunning aanvragen?

Dit verschilt per gemeente, en is afhankelijk van het soort- en de grootte van het evenement. Bij grote evenementen is de aanvraagtermijn langer, bij kleine vaak korter: deze termijnen zijn er zodat iedereen er wat van kan vinden. Dit gaat over hulpdiensten en gemeentelijke afdelingen, maar ook zeker om omwonenden en omliggende bedrijven. Om iedereen zover van tevoren mogelijk op de hoogte te brengen van je plannen, dien je voorafgaand aan het nieuwe evenementenjaar een voorlopige aankondiging aan van je evenement. Deze wordt dan (mits er plek is op de dag- en locatie van je aanvraag) opgenomen in de voorlopige evenementenkalender. LET OP! dit is nog geen vergunningaanvraag, maar slecht een aankondiging. Het evenementenjaar is per gemeente verschillend (vraag dit op bij de gemeente). 

Ok, ik heb de aankondiging gedaan…en nu?

Nu kan je over gaan tot het indienen van je plannen, informatie en tekeningen. Elke gemeente heeft een evenementenbeleid. In de ene gemeente is dit misschien uitgebreider dan in de andere, maar er is altijd een vorm van beleid waarin de minimale eisen voor de aanvraag van een evenementenvergunning staan. Soms dien je de stukken in via een applicatie, soms via email en soms via de post. Afhankelijk van de grootte-, het soort- en het programma van je evenement zullen diverse stukken, tekeningen, certificaten en plannen van je gevraagd worden. De gemeente is verplicht om transparant te zijn in de stukken die je dient in te leveren, maar alsnog is dit vaak veel en daardoor verwarrend. Neem vooral contact op als je hulp nodig hebt. 

Wat gebeurt er met alle plannen en tekeningen nadat ik ze in heb geleverd?

Als al je plannen en tekeningen naar aanvraag zijn ingediend, worden deze getoetst door de hulpdiensten en gemeentelijke instanties. Al hun bevindingen koppelen ze terug naar de afdeling vergunningen, jouw contactpersoon daar deelt deze vervolgens met jou. Het kan zijn dat er een vooroverleg nodig is. Dan zit je samen met deze instanties en hulpdiensten aan tafel om toelichting te geven op al je plannen en tekeningen. Je kan overleggen met deze instanties en hulpdiensten, of over en weer vragen stellen. Als alles duidelijk is, er geen aanpassingen meer nodig zijn en aan alles is gedacht, gaat de afdeling vergunningen aan de slag met het opmaken van de vergunning.

Wat doe ik nu met die vergunning?

Wanneer je de vergunning binnen hebt, staat hier per kopje beschreven wat er is vergund (afgesproken) over geluid, afval, veiligheid, sanitair, alcohol, etenswaren. Zie het als de overeengekomen regels van je evenement. Nu is het natuurlijk de bedoeling dat je je hieraan gaat houden, dus zorg ervoor dat de vergunning aanwezig is op je evenemententerrein. Iedereen met verantwoordelijkheden op het evenement moet bekend zijn met de regels en richtlijnen die zijn opgenomen in de vergunning. Neem de afspraken en vereisten in je vergunning niet te licht op, als het mis gaat en je hebt je aantoonbaar niet aan de afspraken gehouden, dan heb je een groot probleem, los van eventuele nog ergere gevolgen/gevaren die dit met zich mee kan brengen.

Hulp nodig?

We hebben voor veel grote (en kleine) evenementen in verschillende gemeenten zoals Leiden, Oegstgeest en Leidschendam-Voorburg vergunningen aangevraagd. Als we jou kunnen helpen, neem dan vooral contact op.