Wanneer je een evenement organiseert op een buitenlocatie heb je meestal te maken met een openbaar terrein dat je in bruikleen neemt van een gemeente, bedrijf of particulier. Net als bij het huren van een auto verwacht de eigenaar ervan dat het net zo wordt geretourneerd als dat het wordt ontvangen. Wat zijn nou belangrijke zaken waar je op moet letten en die je kunt doen om ervoor te zorgen dat er geen schade ontstaat of dat de schade die ontstaat makkelijk (en zonder hoge kosten) hersteld kan worden? In dit artikel handige informatie en een aantal voorbeelden.

Maak van tevoren duidelijke afspraken met de verhurende partij

Het is bijna onnodig om te zeggen dat een dansevenement of een foodtruckfestival meer van een terrein gaat vragen dan een boekenmarkt of een open dag van een universiteit. Afhankelijk van waar je het terrein voor gaat gebruiken moet je ervoor zorgen dat je hier duidelijk over communiceert naar de eigenaar van het terrein. Dit kan je het beste allemaal zwart op wit zetten met de verhuurder in de vorm van afspraken, tekeningen en bouwboeken wanneer je tenten wil gaan plaatsen die verankering in/op de grond nodig hebben. Discussie achteraf omdat je plannen niet duidelijk hebt gecommuniceerd zijn op die manier makkelijk te voorkomen. Zorg altijd dat je een voorschouw doet van het terrein voordat je er ook maar iets op gaat doen om reeds aanwezige schades of onregelmatigheden vast te leggen.

Makkelijke tips & tricks om schade te voorkomen

Bij (grote) evenementen heb je vaak te maken met zwaar verkeer dat op het terrein rijdt en grote hoeveelheden mensen die zich over een bepaald pad bewegen. Daarnaast kan je bij muziek/dans- of sportevenementen op een grasveld denken aan veel beweging op geconcentreerde gebieden, bijvoorbeeld voor het podium. Hieronder een aantal tips waarmee je makkelijk schade kunt voorkomen.

1. Gebruik rijplaten; Zowel in de op- en afbouw voor zwaar verkeer als tijdens het evenement op kwetsbare stukken ondergrond is het gebruik van kunststof- of stalen rijplaten echt een must. LET OP! Verplaats rijplaten gedurende de opbouw/evenement en afbouw zoveel mogelijk om verschroeiing/beschadiging van de ondergrond onder de rijplaten te voorkomen.
2. Vermijd kwetsbare ondergronden; Op een nieuwe ondergrond, bijvoorbeeld een zeer jonge grasmat of jong straatwerk is het niet aan te raden om zwaar verkeer of grote publieksaantallen er overheen te laten denderen. Geef dit even tijd om meer stevigheid te krijgen.
3. Gebruik verharde vloeren; Kwetsbare ondergronden zijn ook goed te beschermen door een verharde vloer op de ondergrond te leggen. Deze vloeren beschermen de ondergrond maar sluiten het ook grotendeels af van zuurstof en zonlicht. Dit kan dus niet te lang op de ondergrond blijven liggen.
4. Rij niet onnodig met (zwaar) verkeer over het terrein; Zeker bij een natte ondergrond of lichtkleurig straatwerk laat dit letterlijk sporen achter. Tenzij het evenement op asfalt plaatsvindt is dit een no go.
5. Gebruik de juiste verankering voor tenten en podia; Je kan diverse soorten verankering gebruiken van haringen tot schoepen en van betonblokken tot betonplaten. Denk hierbij aan wat het minste schade oplevert aan de ondergrond. Vooral het verwijderen van de verankering is vaak hetgeen waarbij schade ontstaat.
6. Leg zware materialen op houten balken of pallets; Stapels rijplaten, palen, zware tenten, etc die met een heftruck vervoert moeten worden moeten altijd op houten balken neergelegd worden vanaf levering tot en met retour. Schade door het oppakken met een heftruck is anders niet te voorkomen.
7. Gebruik meerdere routes voor publiek; Hoe meer mensen over één stuk ondergrond lopen, hoe groter de kans op beschadiging. Wanneer er meerdere routes naar een bepaalde plek zijn, wordt de concentratie- en dus beschadiging op de ondergrond van elke route aanzienlijk minder.

Hoe voorkom je (bodem)verontreiniging en andere terreinvervuiling?

Verontreiniging van de bodem en daarmee het grondwater is absoluut niet wenselijk en bovendien strafbaar volgens de wet. Waar zitten de risico’s en voorkom je ze?

1. Zorg dat je op plekken waar je een aggregaat nodig hebt, deze niet gedurende het evenement bij hoeft te tanken. De kans dat dieselolie ernaast gaat en de bodem in loopt is groot. Hetzelfde geldt voor machines die op brandstof werken.
2. Denk goed na over toiletgebruik. Wanneer er geen water- en rioolafvoerpunt op de locatie aanwezig is, zijn chemische toiletten een goede oplossing. Zorg er wel voor dat deze op locatie worden leeggezogen na afloop van het evenement zodat ze niet vol vervoerd hoeven te worden. Zorg ook voor voldoende toiletten zodat wildplassen geen verleiding is voor bezoekers. Bij een besloten evenement zijn ook een aantal toiletten buiten het terrein een aanrader.
3. Gebruik ecoglazen i.p.v. plastic wegwerpbekers. Een vereiste hiervoor is wel dat er voldoende vers water aanwezig is om de glazen mee te kunnen spoelen. Dit brengt extra werk met zich mee, maar scheelt aanzienlijk in de afvalproductie en dus de schoonmaak van het terrein achteraf. Daarnaast geef je een goed signaal in het kader van duurzaamheid en afvalbeperking.
4. Werk met milieuvriendelijke disposables. Een plastic frietbakje of een frietzak van gerecycled papier? Een plastic frietvorkje of eentje van hout? Het zijn allemaal keuzes die invloed hebben op hoe je het terrein na je evenement achterlaat.
5. Laat het terrein brandschoon achter. Begin na afloop van je buitenevenement zo snel mogelijk met de schoonmaak. Voldoende afvalbakken en zelfs een schoonmaakteam tijdens je evenement kunnen de hoeveelheid zwerfafval dat op de grond ligt  beperken, maar nog steeds zal er troep op de grond liggen na afloop. Wanneer het waait kan deze troep verspreidt worden over een groter gebied dan jouw evenemententerrein en dit wil je niet. Start dus met de schoonmaak zodra je kan.

Oh jee, er is toch schade ontstaan. En nu?

Wegrennen, ander telefoonnummer nemen, emailaccount verwijderen en nooit meer terugkomen…

Helaas, dat gaat niet. Als er schade is ontstaan aan het terrein of de ondergrond ben je verplicht dit te herstellen of te laten herstellen. Wanneer je dit niet doet is de eigenaar van het terrein gerechtigd om dit op jouw kosten te laten herstellen. En, je raadt het al, dan ben je altijd duurder uit. Platgelopen gras herstelt vaak vanzelf door regen en zonneschijn. Is het nou echt kapot gelopen of door drassig weer veranderd in een modderpoel, dan zul je dit moeten herstellen. De meeste schades aan de natuur, ondergrond of omgeving zijn zelf makkelijk en relatief goedkoop te verhelpen. Wees hier in ieder geval proactief en professioneel in. Wanneer je vaker terug wilt komen op een evenementenlocatie werkt dit alleen maar in je voordeel. Nog een gratis tip van ons: neem wat van deze tips op in je veiligheidsplan bij het aanvragen van een vergunning!