Communicatie tijdens je evenement is belangrijk voor een gestroomlijnde organisatie en daarnaast een veilige voortgang van het evenement. Vaak ben je niet in de buurt van je collega of- ingehuurde derden als je snel iets wilt weten, doorgeven of wil delen ter informatie. Hiervoor worden portofoons ingezet. Maar hoe zorg je er nou voor dat niet iedereen door elkaar heen zit te kakelen en je een piep in je oor hebt van al dat getetter?

Maak gebruik van aparte portokanalen

Iemand die artiesten ontvangt hoeft niet op hetzelfde kanaal te zitten als iemand die de barren bijvult. Hun berichten gaan niet tot nauwelijks over dezelfde prioriteiten, dus dit stoort alleen maar. Deel je portokanalen dus zorgvuldig in ; 1 Organisatie, 2 Beveiliging, 3 Barren, etc. Je zult zien dat je op die kanalen alleen bespreekt wat voor die discipline relevant is, en in het geval dat je iets over een andere discipline wilt weten kan je makkelijk naar dat kanaal overschakelen.

Zorg dat voor iedereen met een porto bekend is wie op welk kanaal zit

“Hallo, zit Piet op dit kanaal? Ik ben op zoek naar Piet…” Dat werkt niet. Elke persoon met een portofoon moet weten op welk kanaal welke discipline zich bevindt. Je moet er niet aan denken dat er een noodgeval is en de aanwezige persoon met een portofoon eerst 16 kanalen af moet zoeken voordat hij/zij de beveiliging gevonden heeft. Een makkelijke oplossing hiervoor is om kleine geplastificeerde kaarten te maken aan een keycord. Op die kaart staat per portokanaal aangegeven wie hierop aanwezig zijn en over welke discipline dit gaat.

Houd portoverkeer kort en bondig, en vooral duidelijk

Zorg ervoor dat je kort, bondig maar vooral duidelijk met elkaar communiceert over portofoons. Na elk bericht horen; “kun je het bericht herhalen?” is erg frustrerend en leidt sneller tot irritatie of misverstanden. Daarnaast is een portofoon (meestal niet) bedoeld om flauwe moppen door te vertellen of te vragen hoe het met de kat van de buurvrouw gaat. Bedenk dat er meerdere mensen op hetzelfde kanaal zitten, dit ook horen en gedurende dat verhaal zelf niet kunnen communiceren over dat kanaal. Last but not least; Eerst het knopje om te praten indrukken….even wachten, en dan praten. Spreek vervolgens eerst je eigen naam, en dan degene van de persoon met wie je wilt spreken; “Arjan voor Ernst”. “Ja Arjan, Ernst hier zeg het maar. Klinkt een beetje commando’s, maar werkt wel het beste!

Per discipline is er 1 portokanaal en 1 aanspreekpunt

Het kan helpen om van tevoren duidelijke afspraken te maken over wie verantwoordelijk is voor welke discipline(s). Hij/zij is dan ook het aanspreekpunt op het desbetreffende portokanaal wat bij deze discipline hoort. Wanneer je afspreekt wie er op welk kanaal zit en je weet waar je wie kan vinden (check je kaartje), vergeet dan niet altijd weer terug te keren naar je oorspronkelijke kanaal. Het kan anders gebeuren dat je niet bereikbaar bent op het afgesproken kanaal waar mensen je denken te kunnen vinden. Laatste en voordeligste tip; hoe minder mensen met een portofoon, hoe minder portoverkeer 🙂