Minerva, de oudste studentenvereniging uit Leiden, vierde in 2019 haar 41ste lustrum. Maar liefst 13 evenementen werden in twee lustrumweken georganiseerd, een flinke onderneming. Eventmaat heeft op alle vlakken geholpen, als productiepartner van Minerva.

Minervanen hebben natuurlijk geen enkel probleem om dingen voor elkaar te krijgen, daarnaast was er een budget beschikbaar waarmee er echt uitgepakt kon worden. Omdat het voor veel organisatieleden de eerste keer was dat ze echt grotere producties draaien, sprongen wij bij om hen te ondersteunen. 

Aankleding, decor, licht en geluid

Wij weten hoe zalen goed ingericht worden, hoe speakers op en in te stellen, wat we moeten doen om alles er vet uit te laten zien. Samen met partners als ALV en Doorgedraaid verzorgden wij licht, geluid en grote delen van het decor. De Minervanen konden er zelf ook wat van en hebben daarnaast nog decorbouwers aan het werk gezet. Door onze ervaring weten we hoeveel iets mag kosten en hebben we hier Minerva ondersteund, zodat zij steeds de beste deal kregen. 

Productieleiding en assistentie

Eventmaat was continu beschikbaar voor de organisatie en het hele lustrum aanwezig. Door onze technische kennis (over bijvoorbeeld apparatuur), maar ook onze korte lijntjes met gemeente, leveranciers en beveiliging, is het allemaal wat meer ontspannen. Bij evenementen gaan er altijd dingen mis, of anders dan gepland – er is echter nooit tijd dingen rustig op te pakken als er veel bezoekers zijn. Met Eventmaat als pro-actieve problemenbestrijder maar ook als vangnet bij onverwachte of onwenselijke situaties, is het voor een lustrumcommissie toch wat minder stressen. Planningen, leveringen, terreintekeningen, alles is netjes op orde, waardoor je alleen nog maar je kop bij de rest van de dag hoeft te houden. 

Ingrijpen als het mis gaat

We hebben al veel grote evenementen gedraaid, dat helpt enorm om problemen vroegtijdig te zien aankomen en op te lossen voor het mis gaat. Bij het openingsfeest trokken we aan de bel: er waren te veel mensen binnen die er niet (meer) hoorden te zijn en de beveiliging erkende dat niet, er zou snel een onveilige situatie ontstaan. 

Na een gedwongen ontruiming van het hele pand en het binnenlaten van enkel de gasten mét geldig entreebewijs kon het feest gelukkig doorgaan. Na deze situatie zijn wij met Minerva in overleg gegaan met gemeente, politie en brandweer. Wij hebben ons eigen beveiligingsbedrijf aangedragen omdat de gemeente geen vertrouwen meer had in de huidige beveiliging – dit bracht de vergunning in gevaar. Na overleg met hulpdiensten en Minerva is daar uiteindelijk voor gekozen. 

Wij vinden het niet leuk om op deze manier in te grijpen, dit doen we normaliter niet, tenzij de veiligheid van bezoekers in het gedrang komt. Praktisch alles is met een goed gesprek uit te leggen of op te lossen, echter is veiligheid altijd prioriteit nummer 1.